グループウェアのトライアルを利用する際の5つのチェックポイント

グループウェアの導入を検討されている方に向けて、トライアルを利用する際に注意すべき5つのポイントをご紹介します。グループウェア導入の際の参考情報としてご活用ください。

目次

 グループウェアの選定においてトライアルが重要な理由
 (ポイント 1) スケジュール上で予定を登録しやすいか
 (ポイント 2) スケジュールと他機能を連携できるか
 (ポイント 3) ワークフローの詳細な設定ができるか
 (ポイント 4) 掲示板の編集・閲覧・管理がしやすいか

 (ポイント 5) モバイル画面から操作しやすいか

グループウェアの選定においてトライアルが重要

グループウェアの導入検討の際にはまず各製品の無料トライアルを使ってみることをお薦めします。ではなぜ機能の数やコストの比較以上にトライアルの利用が重要なのでしょうか。

グループウェアの機能数は重要ではない

あらゆる機能が実装されているグループウェアですが、全ての機能を使いきれるとは限りません。導入の目的と必要な機能を念頭において、各製品の比較を進めることが重要です。

「デザインが良いから」は危険

製品の比較を進められるなかで、最終的に「デザインが良いから」という理由で導入を決定されるケースがあります。一人の主観で選んでしまうと、他の人にとっては使いづらく段々と使われなくなってしまうということも考えられます。他部署の方などにもトライアルを利用してもらい、意見をもらうことが重要です。

複数人で使ってみないと分からないことがある

情報共有ツールとしてその会社に最も合った製品を選ぶ必要があるため、トライアルの時点で複数人で実際に使ってみることをお薦めします。製品の資料やホームページには記載されていない使い方などを見つけられるかもしれません。

以上の点から各製品の比較のために複数人でトライアルを利用し、必要な機能を備えたグループウェアを決定することが重要になります。では、どのような点に気をつけてトライアルを利用すればいいのでしょうか。以下ではグループウェアのトライアルを利用する際にチェックすべき5つのポイントをご紹介します。

(ポイント1) スケジュール上で予定を登録しやすいか

スケジュール画面「iQube」スケジュール画面

キーマンズネットが行った調査によれば最も使用頻度の高いグループウェアの機能はスケジュール管理です。(※1)そのため導入の際に最も検討すべきポイントの一つといえます。

引用元
※1 「グループウェア導入状況(2014年)」キーマンズネット
   http://www.keyman.or.jp/at/30006944/b

スケジュール画面2「iQube」予定作成・空き時間検索画面

またスムーズに予定を登録するために、他のユーザ予定を確認できる「空き時間検索」機能も非常に重要です。別画面で空き時間を参照する必要がなく、モバイルからでも簡単に予定を登録することができます。トライアルをご利用される際はスケジュールで実際に予定を登録・編集されることをお薦めします。

(ポイント2) スケジュールと他機能を連携できるか

スケジュール連携画面

「iQube」スケジュール-ToDoリスト画面

会議の議事録などの文書をスケジュールの予定上で共有することができたり、ToDoリストをスケジュール上に表示することができるグループウェアもあります。そうした連携によってあまり使われない機能の利用を促進します。トライアル上ではスケジュールを中心にどういったグループウェアの運用ができるか、またその連携が実際の運用に合っているかを検討することが重要です。

(ポイント3) ワークフローの詳細な設定ができるか

ワークフロー画面「iQube」ワークフロー画面

グループウェアにおけるワークフローとは、電子化された申請書を予め設定された経路に沿って決済や確認の手続きを行う機能を指します。承認手続きを電子化することでいつでも申請書の処理を行うことができ、業務の効率化を図ることが可能です。

トライアルを利用する際に確認すべきポイントがワークフローの詳細な設定です。現在の稟議書のフローを実現する設定ができないグループウェアを導入すると、社内のフローを変えなければなりません。そのため現在の運用のままワークフロー機能を利用できるかは非常に重要です。トライアルで実際にワークフローを作成し、経路や条件を詳細に設定しましょう。

(ポイント4) 掲示板の編集・閲覧・管理がしやすいか

社内Wiki画面

「iQube」掲示板画面

先述の調査によると、重要視している機能として「掲示板」があげられています。似たような機能として文書管理やニュース機能があり、社内報やイントラネットとしての利用など幅広く活用可能です。またユーザは常に最新の情報を閲覧することができます。トライアル上では、ユーザがその文章を閲覧したかどうかを確認できる機能があるかどうかも確認しましょう。この機能により全ユーザへ文書の確認を促します。

またグループウェアiQubeでは掲示板に加え「社内Wiki」機能でも情報発信や社内ノウハウの蓄積が可能です。以下の記事で社内Wiki活用例を紹介しています。是非ご参照ください。(社内Wiki活用事例コラムへ

(ポイント5) モバイル画面が操作しやすいか

PC&モバイル

「iQube」PC・スマートフォン画面

グループウェアの利用を促進するためにはモバイルから使いやすいことが重要です。クラウド型グループウェアであればスマホから簡単に利用でき、社員全員が必要な時に利用できる環境を構築可能です。またiQubeではモバイルからのログインにセキュリティを設けることができ、安全に利用できます。トライアルではモバイルから一通りの機能を利用し、使いやすさを確認しましょう。

グループウェアiQubeフリープランのご案内

これまでご紹介したポイントを実際に検討されている製品それぞれで確認することをお薦めします。iQubeフリープランでは有料版と同様の全機能を使うことができます。グループウェアの導入をご検討されている際は比較のためにiQubeフリープランも併せてご利用ください。

無料プランへのリンク