株式会社ディ・ポップスのiQube活用事例

 

株式会社ディ・ポップス「システムをiQubeに一本化、業務効率を改善」
執行役員 経営企画室室長 加藤 貴博様 

 社内コミュニケーション円滑化のために社内ブログの導入を決定した株式会社ディ・ポップス。グループウェアの機能が加わった後は社内ブログだけでなく様々な用途で活用し業務を効率化。どのような効果があったのか、iQubeの活用方法を経営企画室長、加藤様に伺った。

d-pops株式会社ディ・ポップス http://www.d-pops.co.jp/
〒150-0002 東京都渋谷区渋谷2-15-1渋谷クロスタワー30F

 1998年に設立。都内駅前中心に50店舗を展開し、主にモバイルショップの運営、通信関連商材の販売を行っている。2012年からiQubeを使用。

拠点間コミュニケーション活性化のため社内ブログを導入

iQubeを最初から使っていたのではなく、ドリコム社のブログサービスを利用していました。(※)
当時、社員数が増加し拠点も増え続けていたのですが、社内のコミュニケーションがとりにくくなっていると感じ、お互いの近況などを理解するために社内ブログを開始しました。社員の平均年齢が若いこともあり、彼らが馴染みやすいものを、ということでブログによる情報発信を行うことにしました。

(※)2012年にCMSサービスや社内向けブログサービスを含むASP事業を株式会社ドリコムから買収

質問を義務付けることで関心を高める

当社では社内ブログを使うにあたり、どのような運用方法をすることが、望ましい結果につながるのかを考えて使っています。例えば、部署を超えた業務共有の記事に対して、必ず質問をするように義務付けています。そうすることで発信者だけでなく、情報を受け取る側も掲載内容をよく理解し、関心を高めてくれます。

現在はブログに代表からのメッセージや業務共有などを掲載しています。過去にどのメンバーが、どのような発言したのかがわかるのがいいですね。導入後よりも拠点・社員数ともに増加し、45拠点、180人になっているのでグループウェアの機能が使えるようになったことで情報共有だけでなく、業務効率化にも役立っています。

システムを一本化し、業務効率を改善

今ではスケジュールが一番使われています。使えるならば他の機能も使ってみようということで、それまでスケジュールを共有する文化はなかったのですが、使い始めました。始めた当初は周りに使ってもらうことが大変で、使い始めたメンバーが積極的に推奨することで定着していきました。

スケジュールの次によく使う機能がタスクですね。またタイムカードもよく使っています。iQubeになる前にタイムカードシステムは使っており、iQubeで3社目になります。以前使っていたものはコストが見合わず、iQubeにもあるのだからシステムを一本化しようということで解約しタイムカード機能を活用しています。

ファイルは外からでも見やすく最新版がわかり、人によって閲覧範囲を制限できるのがいいですね。また1ワードで検索できるのも助かっています。他店のノウハウを積極的に蓄積していきたいと考えています。ただ今はファイルを共有する際にエクセルやパワーポイントのファイルをiQube用に見やすく作り変えているので、この手間がなくなると嬉しいです。

iQubeを活用したことで他に使っていたシステムが統合されたので、業務が効率化したと感じています。

ワークフロー自動化を検討中、使い手も楽しくなるサービスを期待

現在、社内稟議は紙の書類を本部へ提出し、処理をしています。今後ワークフロー機能によって、自動化できればと考えていますが、承認状況の共有範囲をどのように設定するかが難しく、まだ検討段階です。どのような稟議が過去にあったのかをチームで共有できると、過去の情報を参考に行動できるので、自分の直属の稟議ではなくても見られるようにしたいと思っています。

 使っている側も楽しく使えることが大切と考えているので、例えばタイムカードを押した時間帯が棒グラフで表示されるなど、行動が可視化できるといいですね。