ワークフロー利用マニュアル

このマニュアルではiQubeをご利用の方に向けてワークフロー機能の利用方法をご紹介します。

目次

ワークフロー機能とは
フォーム作成手順
ワークフロー作成手順
ワークフロー承認手順 

ワークフロー機能とは

ワークフロー機能とは社内で行われる稟議精算や業務をそれぞれ一連の流れとしてまとめ、見える化・電子化することで決済スピードの向上や過去稟議書の確認に役立ちます。

ワークフローの概要

ワークフローの概要

ワークフローとは一連の流れである「ワークフローシステム」と「実際に提出するデータ(書類)」の両方を意味します。

▶フォームとは
 申請時に入力する項目や、申請後の承認順(経路)など、処理全体の枠組みを定義するもの
▶ワークフロー(データ)とは
 フォームを利用して作成し提出するもので、稟議書や休暇届などの書類にあたるもの
▶ 
経路とは
 提出されたワークフロー(データ)を承認/決裁/確認する処理の流れのことです。

ワークフロー(データ)の分類

ワークフロー(データ)は状況に応じて以下のように分類されます。

ワークフローの分類

ワークフローの作成権限

ワークフローの作成権限はカテゴリの申請設定で設定できます。

ワークフローの作成権限

ワークフローの作成手順

1. はじめに

ワークフローの作成手順1

全体設定メニューにて表示される項目は、その管理者の方が持つ権限により異なります。また本作業は【ワークフロー管理】の管理者権限を持つ人のみ実施できます。そのため管理者権限がない場合は全体設定メニューが表示されません。一方管理者でもワークフロー管理の管理者権限がない場合は全体設定メニュー内に「ワークフロー管理」が表示されませんのでご注意下さい。

2.タイトルの設定

ワークフローの作成手順2

▶ カテゴリ
 設定するとワークフローの利用可能ユーザ・グループを各カテゴリごとに制限できます。また申請者がワークフローを新規に作成する際にフォームをカテゴリから選択できるようになり便利です。
▶ グループと緊急度
 「有効にする」にチェックを入れた場合は、ワークフローの冒頭にそれぞれグループと緊急度の項目が表示されます。
▶デフォルトタイトル
 入力するとタイトルの編集が選択できるようになります。ワークフローのタイトルを変更させない場合は「タイトルの編集」有効にするの
 チェックを外して下さい。

ワークフローの作成手順3

3.項目の設定

次にワークフローの中身となる、項目の設定方法をご説明します。

ワークフローの作成手順4

自動経路スキップを設定することで、申請時に入力された入力値が条件を満たす場合経路を自動で飛ばすことができます。自動経路スキップ機能の詳細はこちらからご覧いただけます。

ワークフローの作成手順5

4.経路の設定

ワークフローの作成手順5


「自動経路選択
」にチェックをいれることで、申請時に申請グループを選択するだけで経路が自動で入力されるようになります。本機能の詳細はこちらからご覧いただけます。

ワークフローの作成手順5

ワークフローの作成手順7

5.フォームの公開設定

ワークフローの作成手順8

ワークフロー申請手順

1.ワークフロー作成画面の表示

ワークフローの作成手順9

2.申請内容の入力

ワークフローの作成手順10

3.経路の設定

ワークフローの作成手順11

経路の設定が不要あるいは経路選択不可の場合は本手順はスキップします。

4.申請

ワークフローの作成手順12

これでワークフローの申請が完了しました。

ワークフロー承認手順

1.処理可能なワークフローの表示方法

ワークフローの作成手順14

2.処理内容の決定

ワークフローの作成手順15

3.処理

ワークフローの作成手順15

これでワークフローの処理が完了しました。

iQubeサポートへのお問合せ

iQubeでは無料サポートを実施しています。各機能の使い方だけでなく、導入教育サポートなども行っておりますので是非こちらよりお問合せください。